JEFATURA

Jorge Obed Padilla Zúñiga, Jefe

Asesoría Legal

Verónica Salazar Chinchilla

Apoyo a la Jefatura

María Fernanda Arroyo Jiménez
Sergio Campos Loaiza

Asistente Administrativa

Linnette Soza Solís

Archivo OSUM

Silvia Acosta Sandoval
Sara Cubero Trejos

Recepción

Omar Gutiérrez Méndez

Funciones Generales:

• Ejercer como superior jerárquico del personal bajo su responsabilidad.
• Propiciar un clima y cultura organizacionales favorables.
• Planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar la ejecución de las funciones asignadas a la Oficina.
  Preparar anualmente un Plan de Trabajo y Proyecto de Presupuesto de la Oficina, para conocimiento y aprobación del Vicerrector de Administración, para su correspondiente aprobación.
• Seleccionar el personal que la Oficina requiera, en coordinación con las jefaturas.
• Presentar anualmente un informe de labores a la Vicerrectoría de Administración.
• Aprobar el plan anual de adquisiciones, fiscalizar su cumplimiento y emitir un informe sobre su ejecución
  Adjudicar las contrataciones, remates y otros procedimientos cuyo monto se encuentre dentro del rango de adjudicación o, en su defecto, remitir las recomendaciones a las instancias competentes.
• Resolver los recursos que se encuentren dentro de su competencia o, en su defecto, remitir las recomendaciones a las instancias competentes.
• Representar a la Oficina de Suministros en el Consejo Asesor de la Vicerrectoría de Administración.
  Representar a la Oficina de Suministros en la Comisión de Adjudicaciones, Comisión Institucional de Equipamiento.
• Proponer al Vicerrector de Administración, políticas que procuren el desarrollo adecuado de su gestión, en función del servicio a las dependencias de la Institución.
• Ejecutar los acuerdos, disposiciones y tareas emitidas por el Vicerrector de Administración y las autoridades universitarias que tengan relación directa con sus actividades.
• Mantener coordinadas entre sí, las actividades de las unidades, con el fin de evitar la dispersión de esfuerzos y promover la eficacia y la eficiencia de sus acciones.
• Colaborar en la simplificación y normalización de las operaciones internas del o los almacenes.
  Velar porque se mantengan actualizados los Manuales de Organización y Procedimientos y otros instrumentos o disposiciones administrativas relacionados con su gestión.
• Velar por el cumplimiento de la Ley de Administración Financiera de la República, la Ley y Reglamento de la Contratación Administrativa, y la normativa universitaria y nacional relacionada con la materia de su competencia.
• Velar porque las actividades que efectúen se realicen de forma tal que tiendan al uso racional, eficaz y oportuno de los recursos asignados.
• Emitir y velar por el cumplimiento de disposiciones regulatorias de la gestión desconcentrada de contratación administrativa.
  Establecer mecanismos de vinculación con las Unidades de Compras Especializadas a fin de que estas velen por que los procesos de contratación desconcentrados se ejecuten de acuerdo con la normativa y las disposiciones emanadas por la Oficina de Suministros.
• Brindar asistencia y asesoramiento a las autoridades universitarias en materia de contratación administrativa.
• Realizar cualquier otra labor que sean inherentes al ejercicio de su cargo.

Jefatura

Eduardo Bravo Ramírez, Jefe

Colaboradores

Adelman Vargas Vargas

Adriana Vanessa López Marín

Cinthya Gutiérrez Vargas

Giovanni Masís Chacón

Ingrid Espinoza Leal

José Miguel Garita Fonseca

Josué Segura Hernández

Juan Pablo Sanabria Leandro

Maykol Perla Campos

Stevens Soto Quesada

Funciones Generales

• Acompañamiento, apoyo y asesoría en temas de requerimiento de necesidades para el sistema de compras institucional en las Unidades de Compra Especializadas.
• Acompañamiento, apoyo y asesoría en la realización del pliego de condiciones, publicación, apertura y evaluación de ofertas en la etapa concursal del proceso de compra en las Unidades de Compras de Especializadas.
• Aprobación, revisión y validación del acto de adjudicación para los procesos de compra en las Unidades de Compra Especializadas.
• Gestión y coordinación con la Unidad de Asesoría Legal de la Oficina de Suministros, para la atención, asesoría y apoyo en la etapa recursiva (objeción, revocatoria y apelación en las diferentes etapas del proceso).
• Acompañamiento, apoyo y asesoría en las gestiones en la etapa de ejecución del contrato (prórrogas de contrato y plazos, sanciones, reajustes, rechazos de objeto, mejoras tecnológicas, reclamos, o finalización de contratos por la vía normal o anormal) a las Unidades de Compra Especializadas.
• Acompañamiento, asesoría y aprobación de la gestión de pago ante la Oficina de Administración Financiera, de las compras realizadas en las Unidades de Compras Especializadas.
• Criterios estandarizados para ser implementados en los procesos de compra y contratación de la institución en coordinación con la Dirección, las Áreas de Compras Regionales, Licitaciones Mayores y otras Unidades de OSUM.
• Indicadores de gestión para el seguimiento y la toma de decisiones de procesos de compras especializadas.
• Gestión del equipo de trabajo consolidado y enfocado en el logro de resultados en compras especializadas.
• Informes sistemáticos de gestión de compras institucionales en las Unidades de Compras Especializadas.
• Informe anual de labores del Área de Compras Especializadas.
• Evaluación del desempeño del equipo de trabajo del Área.

Jefatura

Vanessa Jaubert Pazzani, Jefa

Colaboradoras

Dania Montero Solís

Ivannia Villalobos Araya

Yanori Ramírez Mora

Funciones Generales

• Acompañamiento, apoyo, capacitación y asesoría en temas de contratación pública a las unidades solicitantes de la institución.
• Elaboración de los pliegos de condiciones, publicación, apertura y evaluación de ofertas para las licitaciones mayores.
• Elaboración de la recomendación de adjudicación, contrato y orden de compra para las licitaciones mayores.
• Gestión de las contrataciones por excepción (menos las compras con fondos de caja chica) de la Universidad de Costa Rica.
• Coordinación con la Unidad de Asesoría Legal de la Oficina de Suministros, para la atención, asesoría y apoyo en la etapa recursiva (objeción, revocatoria y apelación en las diferentes etapas del proceso).
• Gestión las etapas de ejecución del contrato (prórrogas de contrato y plazos, sanciones, reajustes, rechazos de objeto, mejoras tecnológicas, reclamos, o finalización de contratos por la vía normal o anormal).
• Elaboración de la gestión de pago de las licitaciones mayores y contrataciones por excepción ante la Oficina de Administración Financiera.
• Criterios estandarizados para ser implementados en los procesos de compra y contratación de la Institución en coordinación con la Dirección, las Áreas de Compras Regionales, Compras Especializadas y otras Unidades de OSUM.
• Indicadores de gestión para el seguimiento y la toma de decisiones de procesos de compras mayores.
• Gestión del equipo de trabajo consolidado y enfocado en el logro de resultados en compras mayores y por excepción.
• Informes sistemáticos de gestión de licitaciones mayores y compras por excepción.
• Informe anual de labores del Área de Compras Mayores.
• Evaluación del desempeño del equipo de trabajo del Área.

Jefatura

Gabriela Morales Valverde, Jefa

Colaboradores

Adelman Vargas Vargas

Bianca Arias Quirós

Cinthya Gutiérrez Vargas

Erick Flores Arroyo

Gerardo López Vásquez

Ingrid Tenorio Ulloa

José Gabriel Montes Morales

Juan Carlos Zúñiga Chinchilla

María Fernanda Solano Pereira

Maureen Reyes Umanzor

Stevens Soto Quesada

Yalile Muñoz Caravaca

Funciones Generales

• Acompañamiento, apoyo y asesoría en temas de requerimiento de necesidades para el sistema de compras institucional en las Sedes Regionales.
• Acompañamiento, apoyo y asesoría en la realización del pliego de condiciones, publicación, apertura y evaluación de ofertas en la etapa concursal del proceso de compra en las Unidades de Compras de Sedes Regionales.
• Aprobación, revisión y validación del acto de adjudicación para los procesos de compra en las Sedes Regionales.
• Gestión y coordinación con la Unidad de Asesoría Legal de la Oficina de Suministros, para la atención, asesoría y apoyo en la etapa recursiva (objeción, revocatoria y apelación en las diferentes etapas del proceso).
• Acompañamiento, apoyo y asesoría en las gestiones en la etapa de ejecución del contrato (prórrogas de contrato y plazos, sanciones, reajustes, rechazos de objeto, mejoras tecnológicas, reclamos, o finalización de contratos por la vía normal o anormal) a las Unidades de compras de la Sedes Regionales.
• Acompañamiento, asesoría y aprobación de la gestión de pago ante la Oficina de Administración Financiera, de las compras realizadas en las Sedes Regionales.
• Criterios estandarizados para ser implementados en los procesos de compra y contratación de la institución en coordinación con la Dirección, las Áreas de Compras Especializadas, Licitaciones Mayores y otras Unidades de OSUM.
• Indicadores de gestión para el seguimiento y la toma de decisiones de procesos de compras regionales.
• Gestión del equipo de trabajo consolidado y enfocado en el logro de resultados en compras regionales.
• Informes sistemáticos de gestión de compras institucionales en las Sedes Regionales.
• Informe anual de labores del Área de Compras Regionales.
• Evaluación del desempeño del equipo de trabajo del Área.

Jefatura

Antonio Marín González, Jefe

Coordinación General de Almacenes

Freddy Hernández Guzmán

Coordinación de Almacenamiento y Control de Inventarios

Michael Fonseca Cordero

Coordinación de Almacén de Odontología

Jorge Fernández Hurtado

Colaboradores

Dinnier Monestel Quesada

Gerardo Antonio Ugalde Castillo

Jonathan Cruz Morgan

José Ramón Durán Durán

José Roberto Garita Romero

Leonel Camacho Cordero

Leonel Ortiz Navarro

Rocío Sandí Zamora

Funciones Generales

• Recepción de bienes y servicios.
• Almacenaje y control de inventarios.
• Ejecución de órdenes de pago
• Abastecimiento de materiales de alto consumo.
• Trámite de solicitudes de materiales.
• Distribución de bienes a toda la institución.

Jefatura

Ericka Solís Porras, Jefa

Colaborador

José Mario Campos Sánchez

Rosa Hidalgo Alvarado

Funciones Generales

• Conciliar y arquear periódicamente los registros y saldos de los fondos de trabajo.
• Verificar el cumplimiento de los procesos internos de la OSUM.
• Fiscalizar los procedimientos y formas de adquisición que se tramitan en la OSUM y en las Unidades de Compras Especializadas.
• Fiscalizar el cumplimiento requisitos del mecanismo de la Orden de Compra para Servicios en la plataforma GECO.
• Velar por el cumplimiento de la normativa de control interno y proponer estrategias para su debida aplicación en las diferentes Unidades y procesos de la OSUM.
• Establecer el sistema de indicadores de gestión para cada una de las fases de la cadena de suministros y evaluar la eficiencia y productividad de las Unidades y procesos de la OSUM.
• Diseñar e implementar políticas y procedimientos para un adecuado control de bienes e inventarios para las diferentes bodegas de la Oficina de Suministros.
• Efectuar la toma física de inventarios (periódicos y selectivos) de las bodegas de la Oficina de Suministros, verificando la veracidad de la información y depurando los listados de bienes y materiales asignados a cada bodega.
• Brindar apoyo técnico y asesoría a las Unidades de Compra Especializadas que cuentan con bodegas en las diferentes sedes en materia de tomas de inventario y aplicación de cortes y ajustes.
• Estudiar y evaluar las diferencias de los saldos de inventarios de las bodegas y tramitar los respectivos ajustes ante la instancia competente.
• Diseñar procedimientos operativos para el control eficiente de los bienes en los almacenes de la OSUM, ejerciendo Rectoría técnica en la materia y brindando capacitación y asistencia técnica y asesoría.
• Velar por el cumplimiento de la normativa vigente y de los procedimientos operativos para el control de inventarios en la Universidad, efectuando supervisión y evaluación técnica.
• Coordinar, elaborar y monitorear el Sistema de Control Interno de la Oficina de Suministros y de aquellas unidades sujetas a fiscalización.
• Elaboración del Presupuesto de la OSUM.
• Elaborar y Ejecutar el Plan de Capacitación de la OSUM.
• Realizar el Índice de Gestión Institucional.
• Elaborar el índice de Capacidad de la Gestión de las Adquisiciones.
• Otras funciones afines a su área de acción.

Jefatura

Randall Porras Picado, Jefe

Colaboradoras

Beatriz Esquivel Guerrero

Grettel Ivania Carmona Montenegro

María Daniela Padilla Rojas

Mauren White Campos

Patricia Quesada López

Funciones Generales

• Procesos sancionatorios para el cobro de sanciones y cláusula penal.
• Control de entregas bienes, servicios y obras.
• Atención de reportes de garantías de funcionamiento de bienes y obras.
• Gestiones de cambios de producto y mejoras tecnológicas.
• Gestiones de prórrogas en los plazos de entrega.
• Control y seguimiento de contratos con posibilidad de prórrogas.
• Gestiones de reajustes de precios.
• Gestiones de garantías de cumplimiento.
• Gestiones de rescisiones.
• Gestiones de suspensiones de plazo o contrato.
• Gestiones de finiquitos contractuales y procesos de cierre para arrendamientos.
• Gestiones de Declaratorias de Incumplimiento.
• Gestiones de rechazo del objeto.
• Otras gestiones relacionadas con la ejecución de los contratos.

Jefatura

Mauricio Barrantes Rojas, Jefe

Colaboradores

Ignacio Salazar Jara

Jonathan Rojas Madrigal

Lena Campos Arce

Ronny Villalobos Vargas

Roxana Calvo Mora

Funciones Generales

• Asesoría y control de gestiones aduanales:
  • Colaboración y asesoría en trámites que requieran registros y permisos previos a la importación.
  • Control y seguimiento importaciones producto de compras al exterior, donaciones y desalmacenajes especiales.
  • Asesoría y coordinación para la autorización ante la aduana para trámites de importación y exportación temporal, importaciones definitivas, reimportaciones, rescate de mercancías.
• Gestión de exoneración de impuestos:
  • Asesoría a usuarios y proveedores en materia de exención de impuestos nacionales y de importación.
  • Atención y autorización de solicitudes de exención de impuestos originadas en procedimientos legales de contratación, gestionados por la Unidad de Adquisiciones de la OSUM, Sedes Regionales o Unidades Especializadas de Contratación; con fundamento en la Ley 7293.
  • Gestión de exención de impuestos de mercancías donadas a la Institución o adquiridas por medio de la Fundación (FUNDEVI)
  • Trámite y seguimiento de solicitudes de exención, mediante el Sistema de Exoneraciones de Impuestos (EXONET).
• Gestión de pagos, seguimiento y ejecución contractual de pedidos al exterior:
  • Trámite, coordinación y seguimiento de pagos al exterior ante la Oficina de Administración Financiera (OAF).
  • Coordinación con los proveedores para el envío de información necesaria para los trámites de exoneraciones y permisos.
  • Coordinación y seguimiento del despacho y arribo al país de los pedidos.
  • Liquidación de presupuestos de órdenes de compra de exterior.
  • Gestión de reclamos a los proveedores al exterior por bienes dañados o faltantes
• Gestión de importación y nacionalización:
  • Asesoría, elaboración y presentación de permisos de importación ante el Ministerio de Salud, MINAE, MAG, Ministerio de Seguridad Pública, otros.
  • Coordinación con las Regencia Química y Regencia Farmacéutica cuando la naturaleza de los productos lo requieran.
  • Verificación física de las mercancías en almacén fiscal, con el fin de verificar el estado, la cantidad y las condiciones en las que ingresaron al país.
  • Elaboración y autorización de declaraciones aduaneras (DUA), formularios de autorización desalmacenaje (FAD), inspecciones, aforos y otros trámites necesarios para el internamiento, nacionalización y desalmacenaje de mercancías.
• Gestión de notificación de envíos y pagos a proveedor nacional de servicios de importación:
  • Notificación de arribo al país, de mercancías consignadas Universidad de Costa Rica.
  • Coordinación con Usuarios y transportistas para la entrega de documentos de embarque.
  • Colaboración y asesoría para la confección de la solicitud de nacionalización y desalmacenaje.
  • Gestión de solicitudes de presupuesto y coordinación de pagos de contado (efectivo y transferencias) de documentos de embarque, permisos y bodegajes.
  • Seguimiento y revisión de facturas para pagos a crédito de servicios aduaneros y liquidación con Fondo de Trabajo
  • Aviso a Usuarios para que retiren en Almacén de OSUM, las mercancías desalmacenadas.

Jefatura

Javier Vega Ruiz, Jefe

Colaboradores

Dagoberto Gómez Pereira

Óscar González Sancho

Funciones Generales

• Desarrollar, mantener y administrar el Sistema de Gestión de Compras GECO y supervisar aquellos desarrollos que son de responsabilidad de contrapartes externas.
• Asesorar y capacitar a las diferentes instancias institucionales en materia del Sistema de Gestión de Compras GECO.
• Desarrollar y mantener el sitio web de la Oficina de Suministros.
• Buscar y proponer nuevas herramientas o estándares tecnológicos que aporten al desarrollo de la Oficina en términos de mejoras en los procesos del servicio.
• Gestionar y mantener servicios de soporte técnico para usuarios internos que permitan mantener la continuidad operativa de equipos y servicios tecnológicos.
• Implementar herramientas tecnológicas que apoyen la ejecución y gestión de los procesos de la Oficina, mediante metodologías y mejores prácticas informáticas.
• Gestionar la interoperatibilidad informática de la oficina.
• Definir políticas y configuraciones de servidores y estaciones de trabajo.
• Administrar y monitorear la infraestructura informática: servidores, estaciones de trabajo, equipos de multimedia, control de accesos, almacenamiento y seguridad de la información.